Importancia de la conservación documental en los archivos

Abstract

La conservación es uno de los conceptos que definen la administración de archivos. Sin el reconocimiento de que ciertos registros merecen ser preservados indefinidamente, los archivos, tal como se conocen actualmente, existirían solo por accidente. Al mismo tiempo, aunque los registros puedan preservarse para siempre, si no son accesibles a un público específico, el esfuerzo de conservación habrá sido un rotundo fracaso. Por su naturaleza y al estar frecuentemente expuestos a factores y mecanismos de alteración, los documentos sufren constantes cambios en su composición física, afectando su funcionalidad y poniendo en peligro la información contenida en los mismos. Por ello, es indispensable el cuidado preventivo y adecuado de los documentos que se encuentren en el archivo. El presente artículo tiene como objetivo mostrar en forma global algunos conceptos y procesos más importantes de la conservación y preservación documental archivística dentro de un mar de manuales y guías existentes en nuestro medio. Abordará las actividades que van más allá de la reparación física de documentos dañados, incluyendo enfoques básicos para diversos aspectos del trabajo archivístico que garantizan la conservación de los registros en un formato utilizable. Los puntos que trataremos son: Definiciones de conservación y preservación documental. La conservación preventiva de los documentos. Objetivos de la conservación y preservación documental. Tipos de conservación. Causas de la degradación de documentos. Actualización de las normas. Importancia de la conservación documental en los archivos.